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[数据分析]    用chatgpt编写excel公式的方法教程

数据分析 2024-3-26 17:08:121700
在编写 Excel 公式时,ChatGPT 可以成为一个很好的帮手。并非每个人都知道如何为 Excel 编写复杂的公式、编写 Vlookup 或创建数据透视表。借助 ChatGPT,任何人现在都可以生成 Excel 公式并分析其业务的基本 KPI。在本文中,我将告诉您如何逐步执行公式生成过程,从设定目标到向 ChatGPT 提供反馈。最后,我们讨论使用 ChatGPT 生成 Excel 公式的缺点,并介绍更好的替代方案。

目录
  • 如何使用ChatGPT进行Excel公式?
  • 将 ChatGPT 与 Excel 结合使用的缺点
  • 使用 Team-GPT 提高您的工作效率

如何使用ChatGPT进行Excel公式?
本节将通过六个步骤介绍如何使用 ChatGPT 生成 Excel 公式:
  • 定义您的目标步骤
  • 收集和组织数据步骤
  • 将 Excel 工作表上传到 ChatGPT步骤
  • 请求公式步骤
  • 测试和验证公式
  • 反馈并完善让我们一一介绍它们。

第 1 步:定义您的目标
您的第一步应侧重于使用 Excel 公式确定您的目标。你必须有客观的清晰度,因为这将直接影响你从 ChatGPT 获得的公式的有效性。首先了解您的数据和最终目标。在提示 ChatGPT 输出公式之前,请退一步并了解您的数据以及您可以用它完成的事情。问问自己 – 您是否希望对数据执行基本算术运算?或者你想更深入吗?您必须明确为 Excel 公式设置的目标(最终目标)。我这是什么意思?不要设定诸如“需要销售数据的公式”之类的目标,而是指定您要如何处理销售数据:“我需要一个公式来计算第一季度的平均月销售额。”接下来,考虑不同的场景。集思广益,讨论数据可能不同的不同场景。下面是一个示例:如果您要创建一个公式来计算员工的奖金,请考虑最低阈值、不同的奖金百分比或上限(如果有)等因素。最后,指定您希望 ChatGPT 在生成 Excel 公式时考虑的任何约束或假设。

第 2 步:收集并整理您的数据
这是最重要的步骤之一,因为收集和组织数据可以直接影响 ChatGPT 输出的有效性。 如果您希望从 ChatGPT 获得实用且准确的答案,请确保您的数据格式正确。收集和组织 Excel 数据时需要记住以下几点:
  • 首先收集构建 Excel 表格可能需要的所有数据。这可能包含编译来自不同来源、数据库或 CRM 的数据。
  • 在 Excel 中逻辑清晰地排列数据。将相关数据放在相同的列或行中,使用一致的数据格式,并正确格式化数据。
  • 为了使您的数据更易于理解和管理,请将数据范围转换为 Excel 表格。此外,对特定数据集使用命名范围,因为这使得在公式中引用它们变得更加容易和清晰。
  • 删除任何不相关或冗余的数据。纠正数据中的任何差异,例如不正确的条目、重复或缺失值。
  • 清楚地标记列和行。如果工作表包含多种类型的数据,请将它们分成不同的部分或工作表。

第 3 步:将 Excel 工作表上传到 ChatGPT
通过最新的 ChatGPT 更新,当您将 Excel 工作表上传到 ChatGPT 时,它现在可以对其进行分析。为此,您必须拥有有效的 GPT-4 订阅。以下是如何开始:打开 GPT-4 并单击聊天框左端的回形针图标“📎”。

上传包含数据的 CSV 文件。

向 GPT-4 提供您拥有的所有具体说明

第 4 步:请求公式
当请求 ChatGPT 生成 Excel 公式时,请尽可能直接。清楚地说明您希望公式执行的操作。这是一个示例提示:我需要一个公式来根据不同区域权重计算这些销售数字的加权平均值。如果您有公式必须遵循的任何特殊条件或要求,请在同一提示中向 ChatGPT 提及。这可能包括如何处理空单元格、舍入规则或条件逻辑。如果你不明白为什么 ChatGPT 给你一个特定的公式,请询问它的推理。您还可以要求使用替代方法来计算工作表中的相同 KPI。最后,向 ChatGPT 询问其建议的公式的任何限制或潜在问题,例如大型数据集的性能问题或不同 Excel 版本的兼容性问题。以下是我如何从 ChatGPT 请求 Excel 公式来计算每个产品的每月销售收入。迅速的:让我们从 KPI 开始:每种产品的月销售收入。给我一个计算公式。


第 5 步:测试和验证公式
从 ChatGPT 复制公式并将其粘贴到要使用结果填充的 Excel 单元格中,并进行必要的编辑。 在填充其余单元格之前确认结果正确。

通过询问 ChatGPT Excel 公式,继续跟踪您想要的所有 KPI。

第 6 步:提供反馈并完善
测试和验证公式后,您的下一步应该是提供反馈并根据需要完善解决方案。您可以根据正式的 ChatGPT 向您提出几个后续问题来完成此操作。此步骤涉及 ChatGPT 的反馈循环,您可以在其中传达任何问题、差异或附加要求,并收到改进或调整的公式作为响应。 您可以通过总结结果来开始该过程。摘要将分析公式在测试过程中的表现,是否达到预期结果,以及是否存在任何差异或错误。如果公式没有按预期工作,请找出具体问题。这可能包括不正确的结果、某些情况下的错误或大型数据集的性能问题。最重要的是,将这些问题详细传达给 ChatGPT。您的反馈越具体,ChatGPT 就能更好地理解问题并提供改进的解决方案。 例如,不要说“公式不起作用”,而是解释问题的确切性质,例如“公式无法在计算中排除零值”。根据发现的问题,请ChatGPT进行具体调整。这可能是修改当前公式或探索可能规避已识别问题的替代解决方案的请求。了解完善公式可以是一个迭代过程。它可能需要多轮反馈和调整才能正确,特别是对于复杂的公式和任务。收到调整后的公式后,请重复测试和验证过程(步骤 5)。确保改进的公式现在满足您的所有要求并在所有场景中正确执行。

将 ChatGPT 与 Excel 结合使用的缺点
将 ChatGPT 与 Excel 结合使用当然有一些缺点。我认为,其中最大的问题是它不允许您加入团队并分析数据。以下是您可能遇到的所有缺点。

缺点1. 对特定上下文的理解有限
虽然 ChatGPT 拥有庞大的知识库,但它并不能完全理解 Excel 任务的特定上下文或独特要求。它依赖于用户提供的信息,可能无法掌握特定数据集或业务需求的细微差别。

缺点2.复杂性和高级功能
ChatGPT 可能会难以处理高度复杂或高级的 Excel 函数和特性,尤其是那些不太常用或非常新的函数和特性。 它的培训包括广泛的常见场景,但它不擅长处理非常专业或高级的 Excel 任务。

缺点 3. 无法加入你的团队
分析 Excel 数据时,最好有您的团队在场。 ChatGPT 允许您单独生成 Excel 公式,并且您可以与您的队友共享聊天,但无法与您的团队实时协作。 仅当您使用 Team-GPT 时才能执行此操作(稍后会详细介绍)

缺点 4. 错误检查和验证
ChatGPT 可以建议公式,但无法在特定 Excel 文件的上下文中验证其准确性。用户需要手动检查和验证公式,以确保它们按预期工作并产生正确的结果。

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